Bedrijfsinformatiesystemen: hoofdstuk 10

hoofdstuk 1
hoofdstuk 2
hoofdstuk 3 deel 1
hoofdstuk 3 deel 2
hoofdstuk 4
hoofdstuk 5
hoofdstuk 8
hoofdstuk 9

Kennismanagement en samenwerking

Openingscase: Advocatenkantoren willen een online omgeving voor juridische bronnen

Advocaten zoeken net als iedereen graag dingen online op en uitgevers sturen liever dingen op papier want dat verkoopt makkelijker. Ik heb even de site van Kluwer gecheckt en ondertussen bieden ze al heel wat online staan, waarvan sommige dingen € 3.565 per gebruiker per jaar kosten dus ik geloof dat ze dat ‘verdien geld aan digitale dingen’-probleempje ondertussen wel gefixt hebben.

10.1 Het kennismanagementlandschap

Kennis is macht! Nee echt. Bedrijven met veel kennis doen het beter dan bedrijven zonder kennis.

10.1.1 Belangrijke aspecten van kennis

Voor iedereen die ooit “wat is wijsheid?” heeft gevraagd, nou, dat is ‘de gezamenlijke en individuele ervaring van het toepassen van kennis op de oplossing van problemen.

Kennis is “een cognitieve, zelfs fysiologische gebeurtenis” en “kennis is kleverig” (waarmee bedoeld wordt dat je het niet per direct kan overzetten van Loonslaaf 23-A naar Loonslaaf 29-E, wat heel irritant is voor managers). Verder is kennis iets anders dan een gebouw want zowel kennis zelf als het beheren ervan is complex.

Ik ga het cynisme even 10% terugdraaien want zoals ik al hoopte is dit het interessantste hoofdstuk tot nu toe.

10.1.2 De waardeketen van kennismanagement

Kennis moet worden verworven, opgeslagen, toegankelijk gemaakt en gestructureerd. Dat klinkt allemaal weer supervanzelfsprekend maar nu ik bij een bedrijf werk dat dat écht belangrijk vindt merk ik pas hoeveel werk daarachter gaat zitten. Het Boek merkt dan ook terecht op dat je je minions moet belonen voor het toegankelijk maken van hun kennis. Kennis die je niet kan vinden is niets waard. En stimuleer ze ook om elders kennis op te doen want dat gutst allemaal je zaak binnen.

10.1.3 Typen kennismanagementsystemen

…een beetje een maffe paragraaf. Laten we met het voordeel van de twijfel zeggen ‘het domein “kennis” is heel breed’.

10.2 ondernemingsbrede kennismanagementsystemen

Oooh, 10.1.3 was meer een inleiding op de rest van het hoofdstuk, waarin we de drie typen kennismanagementsystemen (die qua doel en werking zover uit elkaar liggen dat die categorisering voor mij voelt alsof je amoebes, romanfiguren en inwoners van Nieuw-Zeeland groepeert als ‘drie typen persoonlijkheden’) verder gaan bekijken, en we beginnen met ondernemingsbrede systemen.

Ik had dit natuurlijk kunnen weten door eerst de inhoudsopgave te lezen zoals je dat leert bij Nederlands maar ik laat me graag verrassen.

Ondernemingsbrede systemen proberen te werken met drie typen kennis:

  1. formele documenten en zo (rapporten, handleidingen)
  2. semigestructureerde documenten en zo (e-mails, telefoontjes, forums)
  3. wat er in de bolletjes van je mensen zit.
10.2.1 Contentmanagementsystemen

Gestructureerde kennis is expliciete, ‘officiële’ kennis, zoals die is vastgelegd in documentatie. Semi- en ongestructureerde kennis is het geheel aan e-mails, memo’s, presentaties, en andere media waarin kennis besloten ligt maar die niet in de eerste plaats bedoeld waren om kennis mee op te slaan voor het nageslacht. (Elke docent die zegt ‘de sheets horen tot de stof’ snapt niet hoe je goede sheets maakt.)

Contentmanagementsytsemen kunnen zowel met gestructureerde als semi-gestructureerde kennis omgaan, en vaak ook nog met systemen van buiten het bedrijf, zoals externe databanken.

Belangrijk is het classificeren in nuttige categorieën zodat kennis op een praktische manier bij elkaar gevonden kan worden.

Verder bestaat Reddit en kun je je werknemers trainen via MOOC’s. Ik geloof dat ik de revisie van 2015 heb gevonden.

10.3 KEnnissystemen voor de individuele kenniswerker

Kenniswerkers hebben als verantwoordelijkheden het maken van nieuwe kennis en het zorgen dat nieuwe kennis van buiten de organisatie in komt. Kenniswerkers zijn dol op voicemail, dikke computers en googelen. Het is heel koddig om te lezen hoe de schrijvers net niet snappen hoe een techneut werkt. Maar managers aller landen, tattoeer het volgende achterstevoren op uw voorhoofd zodat u het elke ochtend in de spiegel kunt lezen:

Kenniswerkers zijn duur: het verspillen van de tijd van een kenniswerker is gewoon zonde van het geld.

Dus geef ons dikke computers en een absoluut minimum aan vergaderingen, liefs en kusjes, jullie kenniswerkers.

Noot van de redactie: omdat ik het samenvat-stadium heb verlaten en het stampen-voor-tentamen-stadium in ben gegaan eindigt hier onze reis door Het Boek. Dank voor jullie gezelschap onderweg, het heeft me zeer gesteund.